Ρώτησέ μας:
American Farm School on Facebook
Σχετικά με τη Βιβλιοθήκη   /   Πολιτικές της Βιβλιοθήκης   /   Πολιτικές της Βιβλιοθήκης μας
Πολιτικές της Βιβλιοθήκης μας
Πολιτική Ανάπτυξης Αρχειακής Συλλογής και Διατήρησης Εγγράφων

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Από το 2001, το Ιστορικό Αρχείο της Αμερικανικής Γεωργικής Σχολής (Α.Γ.Σ) ενσωματώθηκε και διαχειρίζεται από τη Βιβλιοθήκη «Δημήτρης και Αλίκη Περρωτή». Στο εν λόγω Αρχείο περιλαμβάνονται πολύτιμα έγγραφα, τα οποία σχετίζονται με την ίδρυση της Σχολής και την ιστορίας της, όπως αλληλογραφία σημαντικών προσώπων της, αναφορές, φωτογραφικό υλικό, και διαφόρων ειδών αντικείμενα. Το 2007 η τότε ομότιμη καθηγήτρια Αρχειονόμος και πρώην επιμελήτρια του Αρχείου του Πανεπιστημίου του Kent State στις Η.Π.Α., κα. Nancy Birk, εργάστηκε εθελοντικά στη Βιβλιοθήκη «Δημήτρης και Αλίκη Περρωτή» με σκοπό να επεξεργαστεί την υπάρχουσα Αρχειακή Συλλογή. Πιο συγκεκριμένα, η κα. Birk προέβη σε:

  • Εκτίμηση και επιλογή από το υπάρχον αταξινόμητο υλικό,
  • Διαχωρισμό και οργάνωση του υλικού σε λογικές αρχειακές ομάδες χρησιμοποιώντας ειδικά αρχειακά κιβώτια και φακέλους,
  • Διατήρηση εγγράφων, φωτογραφιών και αντικειμένων (η εργασία αυτή περιλαμβάνει και τη φυσική συντήρηση, όπως εγκλεισμός και ψηφιακή συντήρηση μέσω σάρωσης και μετατροπής τους σε ψηφιακές απεικονίσεις,
  • Κωδικοποίηση κάθε ψηφιακού αρχείου με σκοπό τη δημιουργία ενός ενιαίου διαδικτυακού αρχείου, και τέλος,
  • Δημιουργία ενός συνοπτικού καταλόγου της Αρχειακής Συλλογής.

Το 2007 η Αμερικανική Γεωργική Σχολή προσκλήθηκε να συμμετάσχει στο Πρόγραμμα «Ψηφιακή Βιβλιοθήκη» της EUROPEANA, το οποίο το είχε αναλάβει για την Ελλάδα μια ομάδα εργασίας από την Δημόσια Κεντρική Βιβλιοθήκη της Βέροιας. Η συμπερίληψη συλλογών από το Ιστορικό Αρχείο της Αμερικανικής Γεωργικής Σχολής στη EUROPEANA – την ψηφιακή βιβλιοθήκη της Ευρώπης – αποτέλεσε ένα επιπλέον κίνητρο στο να μεταφερθούν οι συλλογές έντυπου φωτογραφικού υλικού σε ψηφιακή μορφή.

Έτσι, λοιπόν, ταυτόχρονα με την επεξεργασία του αταξινόμητου υλικού, επιλέχθηκαν για διατήρηση και ψηφιοποίηση 1000 έντυπες φωτογραφίες από τρεις βασικές συλλογές φωτογραφικού υλικού του Ιστορικού Αρχείου της Σχολής, με σκοπό να συμπεριληφθούν στο Πρόγραμμα «Ψηφιακή Βιβλιοθήκη» της EUROPEANA. Οι συλλογές αυτές είναι: Διάφορες Φωτογραφίες της Σχολής, η Συλλογή Καρτ Ποστάλ, καθώς και διάφορα έγγραφα και σκαναρισμένα αντικείμενα από τη Σχολή Οικοκυρικής της Α.Γ.Σ.

Ως πλατφόρμα εισαγωγής μεταδεδομένων αρχειακού υλικού στη EUROPEANA ορίστηκε το DSpace. Η εγκατάσταση και η παραμετροποίηση της πλατφόρμας αυτής ανατέθηκε σε εξωτερικούς συνεργάτες. Το προσωπικό της Βιβλιοθήκης «Δημήτρης και Αλίκη Περρωτή» συμμετείχε σε εκπαιδευτικό σεμινάριο τον Ιούλιο του 2009 με σκοπό να είναι σε θέση να εισάγει τα απαραίτητα μεταδεδομένα για κάθε ψηφιακό αντικείμενο, χρησιμοποιώντας το Σχήμα Μεταδεδομένων “DublinCore”.

 

ΣΚΟΠΟΣ ΤΟΥ ΠΑΡΟΝΤΟΣ ΕΓΓΡΑΦΟΥ

  • Σκοπός του παρόντος εγγράφου είναι η παροχή ενός στρατηγικού πλαισίου για την πολιτική ανάπτυξης συλλογής του Ιστορικού Αρχείου της Α.Γ.Σ., με απώτερο στόχο να αναδειχθεί το εν λόγω Αρχείο ως ενεργό κομμάτι της ιστορίας και της κληρονομιάς του Ιδρύματος αυτού, και του οποίου οι ιστορικές συλλογές μπορούν να επεξεργαστούν, να διατηρηθούν, και να χρησιμοποιηθούν από ερευνητές και ακαδημαϊκούς, και
  • Η ανάπτυξη της Αρχειακής Συλλογής με τέτοιο τρόπο ώστε να καταγράφεται πλήρως όχι μόνο η ζωή στην Α.Γ.Σ., αλλά και η τοπική ιστορία της Θεσσαλονίκης και της ευρύτερης περιοχής, δημιουργώντας έτσι μοναδικές και πλούσιες ιστορικές συλλογές.

 

ΔΟΜΗ ΤΗΣ ΑΡΧΕΙΑΚΗΣ ΣΥΛΛΟΓΗΣ

Το Ιστορικό Αρχείο της Α.Γ.Σ. περιλαμβάνει τις εξής αρχειακές ενότητες:

  • Ιστορικά, Νομικά/Ζωτικής Σημασίας Αρχεία
  • Διοίκηση της Α.Γ.Σ.
  • Διευθυντές και Πρόεδροι της Α.Γ.Σ.
  • Γραφείο της Α.Γ.Σ. στη Νέα Υόρκη
  • Γραφείο της Α.Γ.Σ. στη Θεσσαλονίκη
  • Εκπαιδευτικά Προγράμματα
  • Πρόσκοποι
  • Πρόγραμμα “GreekSummer”
  • Προγράμματα“Green Pioneers” και“Green Language Camp”
  • Βιβλιοθήκη και Υπηρεσίες Πληροφόρησης
  • Εκπαιδευτικό Αγρόκτημα
  • Γραφείο Εξεύρεσης Πόρων
  • Δημοσιεύσεις
  • Αποκόμματα Εφημερίδων και άλλες Δημοσιεύσεις της Α.Γ.Σ.
  • Οικονομικές Υπηρεσίες – Αγορές και Πωλήσεις – Προσωπικό
  • Φυσικοί Πόροι και Δραστηριότητες
  • Διαχείριση της Γης της Α.Γ.Σ.
  • Κοινότητα Κατοίκων της Α.Γ.Σ.
  • Φωτογραφικό Υλικό (έντυπες φωτογραφίες, αρνητικά, φωτογραφικές διαφάνειες, αρνητικά σε γυάλινες πλάκες, φωτογραφικά άλμπουμ
  • Υπερμεγέθη Αντικείμενα
  • Βιβλία Επισκεπτών
  • Υφάσματα
  • Διάφορα Αντικείμενα
  • Ηχογραφήσεις (σε όλες τις μορφές)
  • Φιλμ, Συσκευές Προβολής Διαφανειών, Βίντεο
  • Προφορική Ιστορία

 

ΠΡΟΣΚΤΗΣΕΙΣ

Η Πολιτική των Προσκτήσεων αρχειακού υλικού έχει ως εξής:

  • Περαιτέρω εμπλουτισμός των ήδη υπαρχόντων συλλογών από κάποια βασικά τμήματα της Α.Γ.Σ.: Γραφείο Προέδρου, τμήμα Εκπαίδευσης Ενηλίκων, Κολέγιο Περρωτής, Δευτεροβάθμια Σχολεία και Γραφείο Δημοσίων Σχέσεων και Ανάπτυξης Πόρων,
  • Η δημιουργία νέων συλλογών: Πρωτοβάθμια Εκπαίδευση, Δημοσιεύσεις της Α.Γ.Σ., Προφορική Ιστορία, και
  • Καταγραφή των αποφοίτων που σχετίζονται με την ιστορία και την καθημερινότητα της Α.Γ.Σ.

Το υλικό που ενσωματώνεται στο Ιστορικό Αρχείο της Α.Γ.Σ. προσκτάται είτε μέσω εσωτερικής διατμηματικής μεταφοράς του, είτε από δωρεές αποφοίτων και φίλων της Α.Γ.Σ., ή από εξωτερικούς χρήστες της Βιβλιοθήκης.

Στο Ιστορικό Αρχείο της Αμερικανικής Γεωργικής Σχολής μπορεί να προστεθεί μόνο υλικό σχετικό με την ιστορία της, σύμφωνα με την πολιτική ανάπτυξης της Αρχειακής Συλλογής του Ιδρύματος.

Σε περίπτωση που η Βιβλιοθήκη «Δημήτρης και Αλίκη Περρωτή» κάνει δεκτή μια δωρεά, φροντίζει να επισημάνει στους δωρητές τα παρακάτω:

  • Υπάρχει η πιθανότητα να μην ενσωματωθεί στη Συλλογή της Βιβλιοθήκης κανένα κομμάτι της εν λόγω δωρεάς.
  • Ο δωρητής θα πρέπει να παρέχει γραπτή εξουσιοδότηση στη Βιβλιοθήκη να αποπειράται να δωρίσει πλεονάζον υλικό και σε άλλα Ιστορικά Αρχεία και Ιδρύματα,
  • Η δωρεά δεν θα διατηρηθεί ως ολότητα, αλλά θα ταξινομηθεί σε διάφορα σημεία της Αρχειακής Συλλογής, σύμφωνα με τα κριτήρια ταξινόμησης αρχειακού υλικού,
  • Ο δωρητής θα παραιτείται της αξίωσης να αναγράφεται το όνομά του με τη μορφή επιγραφής είτε εντός είτε μπροστά από το δωρηθέν υλικό.

Ομοίως και η Βιβλιοθήκη:

  • Θα καταγράφει γραπτώς σε μια λίστα όλες τις δωρεές, καθώς και τον αριθμό των υλικών που δωρίζονται,
  • Θα εκφράζει την ευγνωμοσύνης της προς τον δωρητή με γραπτή επιστολή υπογεγραμμένη από την Προϊσταμένη της Βιβλιοθήκης. Σε περίπτωση που τυγχάνει ο δωρητής να είναι Έφορος της Α.Γ.Σ. ή υψηλά ιστάμενος Δημόσιος Λειτουργός, συνιστάται να υπογράφει την εν λόγω επιστολή ο Πρόεδρος της Αμερικανικής Γεωργικής Σχολής,
  • Θα παρέχει αντίγραφα του συνόλου της αλληλογραφίας που είχε με τους δωρητές στο Γραφείο Δημοσίων Σχέσεων και Ανάπτυξης Πόρων.

 

ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΙΑΤΗΡΗΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Η Αμερικανική Γεωργική Σχολή αναγνωρίζει τη σημασία της διατήρησης της ιστορίας της και γι’ αυτό το λόγο έχει συμβάλλει στη διατήρηση των σημαντικών για την ιστορία της εγγράφων. Ταυτόχρονα, εξίσου σημαντική είναι και η απόρριψη των εγγράφων εκείνων που δεν έχουν κάποια αξία για την Α.Γ.Σ., καθώς με τον τρόπο αυτό εξοικονομείται χώρος για τα σημαντικά έγγραφα και διευκολύνεται η ομαλή και αποτελεσματική λειτουργία της Α.Γ.Σ.

Επιπλέον, κρίνεται απαραίτητο να διατηρούνται ορισμένα έγγραφα για νομικούς σκοπούς, πέραν της τυχόν ιστορικής αξίας τους. Έχοντας υπόψη τα παραπάνω, η Α.Γ.Σ. διατηρεί το παρακάτω πλαίσιο πολιτικής διατήρησης εγγράφων:

  • Έγγραφα που αφορούν την ίδρυση της Αμερικανικής Γεωργικής Σχολής θα διατηρούνται εις το διηνεκές.
  • Φορολογικά έγγραφα θα διατηρούνται όσο χρειαστεί για την περίπτωση ενός πιθανού λογιστικού ελέγχου.
  • Ως γενικός κανόνας ισχύει η διατήρηση των φορολογικών δηλώσεων των τελευταίων τριών ετών για πιθανό λογιστικό έλεγχο, ωστόσο υπό ορισμένες συνθήκες ενδέχεται να διατηρούνται οι φορολογικές δηλώσεις των τελευταίων έξι ετών.
  • Ως χρόνος διατήρησης ορίζονται τα οκτώ έτη, με τον χρόνο διατήρησης να ξεκινά να μετρά από την ημερομηνία αρχειοθέτησης.

Παρακάτω παρατίθεται μια λίστα με συγκεκριμένα είδη εγγράφων και το κατώτερο χρονικό διάστημα που μπορεί να διατηρηθεί το καθένα. Η Α.Γ.Σ. διατηρεί το δικαίωμα να αναθεωρήσει τη λίστα αυτή και βάσει μιας τέτοιας αναθεώρησης, ενδέχεται να προσθέσει υλικό ή/και να αλλάξει το διάστημα διατήρησής τους.

Τα πρωτότυπα έγγραφα που αφορούν το Ίδρυμα και τα έγγραφα με νομικό ή λογιστικό περιεχόμενο θα πρέπει κατά το δυνατόν να διατηρούνται, αν και ενδέχεται να υπάρξουν περιπτώσεις όπου διατίθεται μόνο το φωτοαντίγραφο. Μια από τις γενικές αρχές που εφαρμόζονται στην παρούσα πολιτική είναι να μετατρέπονται τα έντυπα έγγραφα σε ηλεκτρονική ή ψηφιακή μορφή και να διατηρούνται για το ίδιο χρονικό διάστημα με την αντίστοιχη έντυπη μορφή τους. Ωστόσο, έγγραφα που παρήχθησαν από την αρχή σε ηλεκτρονική ή ψηφιακή μορφή δεν θα πρέπει να μετατρέπονται και να διατηρούνται σε έντυπη μορφή. Τα έγγραφα αυτά διατηρούνται για το ίδιο χρονικό διάστημα που θα διατηρούνταν αν είχαν παραχθεί σε έντυπη μορφή. Ειδικά τα λογιστικά έγγραφα θα πρέπει να αποθηκεύονται και σε ξεχωριστό μέσο αποθήκευσης που θα διατηρείται εκτός του χώρου του Ιδρύματος.

Ο Πρόεδρος και ο Διευθύνων Σύμβουλος της Σχολής ενδέχεται να αποφασίσουν ότι τα έγγραφα θα πρέπει να διατηρούνται και μετά το πέρας του καθορισμένου διαστήματος διατήρησής τους, για ιστορικούς και αρχειακούς λόγους, όντας συνεπείς με την παρούσα πολιτική και παρά το γεγονός ότι η κανονική περίοδος διατήρησής τους έχει παρέλθει. Διαφορετικά, μόνο το ανώτερο διοικητικά στέλεχος έχει τη δικαιοδοσία να διαγράψει, καταστρέψει ή απορρίψει έγγραφα που έχουν παραχθεί από το τμήμα ευθύνης του.

 

 Είδος Εγγράφων

 Περίοδος Διατήρησης

                     Νομικά Έγγραφα

 

 Καταστατικό του Οργανισμού

 Εις το διηνεκές

 Κανονισμοί

 Εις το διηνεκές

 Πιστοποιητικά Φοροαπαλλαγής και σχετική
 αλληλογραφία

 Εις το διηνεκές

 Πρακτικά, συμπεριλαμβανομένων των
 αποφάσεων που ελήφθησαν, υποθέσεων
 και προϋπολογισμών που εγκρίθηκαν

 Εις το διηνεκές

 Βεβαίωση Εφορίας

 Εις το διηνεκές

 

 

Δημοσιονομικές Καταστάσεις

 

 Δημοσιονομικές καταστάσεις που έχουν
 περάσει λογιστικό έλεγχο

 Εις το διηνεκές

 Φορολογικές δηλώσεις

 Εις το διηνεκές

 

 

Οικονομικά Έγγραφα

 

 Καθολικά και ετήσιες ημερολογιακές
 εγγραφές

 Εις το διηνεκές

 Αρχεία ληφθέντων ενεργητικών

 Εις το διηνεκές

 Αρχεία συλλογικής ασφαλιστικής κάλυψης

 Εις το διηνεκές

 Μισθολόγια και συνοδευόμενα
 δικαιολογητικά

 10 έτη

 Εκκαθαριστικά τραπεζικών λογαριασμών
 και συμφωνητικά

 8 έτη

 Ακυρωμένες επιταγές

 8 έτη

 Ταμειακές αποδείξεις και βιβλία δαπανών

 8 έτη

 Καθολικά εισπρακτέων και πληρωτέων
 λογαριασμών

 8 έτη

 Τιμολόγια

 8 έτη

 

 

Αρχεία Προσωπικού

 

 Ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, ΑΜΚΑ,
 ημερομηνία γέννησης, επάγγελμα,
 μισθολογική κλίμακα, εβδομαδιαίες
 πολαβές των υπαλλήλων

 Εις το διηνεκές

 Αρχεία Τραυματισμού ή Ασθενείας των
 Υπαλλήλων

 10 έτη

 Άλλα αρχεία προσωπικού,
 συμπεριλαμβανομένων των αιτήσεων
 εργασίας, συστατικών επιστολών,
 συμβάσεων εργασίας, αξιολογήσεων
 απόδοσης, ιστορικού μισθοδοσίας,
 παρουσίας στην εργασία, αδειών ασθενείας
 ή διακοπών των υπαλλήλων

 8 έτη μετά τη λύση της
 σύμβασης εργασίας

 Αιτήσεις εργασίας (ανέργων), βιογραφικά

 6 μήνες (μόνο στην
 περίπτωση κατά την οποία η
 Α.Γ.Σ. αναζητεί άτομο για
 πλήρωση συγκεκριμένης
 θέσης εντός της Σχολής.
 Βιογραφικά που λαμβάνονται
 χωρίς να έχει εκφρασθεί η
 ανάγκη πλήρωσης κάποιας
 θέσης στη Σχολή
 απορρίπτονται)

 

 

Άλλα είδη εγγράφων

 

 Ευχαριστήριες επιστολές προς δωρητές

 Εις το διηνεκές

 Γενική αλληλογραφία

 Υλικό που παράγεται σε
 καθημερινή βάση όπως αυτά
 που αναφέρονται πιο κάτω
 πρέπει να απορρίπτονται
 κατά τη διακριτική ευχέρεια
 του προσωπικού*. Σε
 περίπτωση που διατηρηθούν
 θα πρέπει να απορρίπτονται μετά το πέρας ενός έτους από τη δημιουργία τους.

 Κεφαλαιοποιημένη ακίνητη περιουσία και
 Αρχεία Πάγιων Ενεργητικών

 Εις το διηνεκές

 Αρχεία Επιχορηγήσεων (μόνο των
 εγκεκριμένων επιχορηγήσεων)

 Εις το διηνεκές

 Ασφαλιστήρια συμβόλαια (μετά τη λήξη
 τους)

 Εις το διηνεκές

 Αιτήσεις αποζημίωσης

 8 έτη

 Μισθωτήρια συμβόλαια (μετά τη λήξη τους)

 8 έτη

 Άδειες πνευματικών δικαιωμάτων για
 χρήση υλικού τρίτων, προστατευόμενου
 από πνευματικά δικαιώματα

 Εις το διηνεκές

 Πνευματικά Δικαιώματα και Εμπορικά
 Σήματα

 Εις το διηνεκές

 Ιστοσελίδες

 Εις το διηνεκές

 

*Σημείωση: Το παρακάτω υλικό μπορεί να απορριφθεί κατά τη διακριτική ευχέρεια του προσωπικού:

  • Επιστολές και σημειώματα ήσσονος σημασίας, χωρίς να χρήζουν επιβεβαίωσης ή παρακολούθησης, όπως οι πρότυπες επιστολές, επιστολές προς ένδειξη ευγνωμοσύνης ή συγχαρητήριες επιστολές, επιστολές προγραμματισμού ή μεταφοράς επαγγελματικών συναντήσεων,
  • Ειδοποιήσεις για αλλαγές στη διεύθυνση ή τη θέση εργασίας,
  • Αυθαίρετα φυλλάδια ή ετήσιες αναφορές που ελήφθησαν από τρίτους, ενημερωτικά δελτία, δελτία Τύπου, αντίτυπα εφημερίδων ή ομιλιών,
  • Προσκλήσεις για παρεύρεση ή συμμετοχή σε επαγγελματικές συναντήσεις, σεμινάρια, ή εργαστήρια, και τέλος,
  • Απαντητικές επιστολές ρουτίνας σε διάφορα αιτήματα.
Πολιτική Δωρεών

Οι τίτλοι που προστίθεται στη Συλλογή της Βιβλιοθήκης έχουν προσκτηθεί κυρίως μέσω αγορών, ενώ δώρα και κληροδοτήματα αποτελούν ένα ευπρόσδεκτο συμπληρωματικό κομμάτι στη διαδικασία ανάπτυξης της συλλογής. Η εφαρμογή της Πολιτικής Ανάπτυξης της Συλλογής της Βιβλιοθήκης καθιστά πιθανό μόνο ένα μέρος των δωρεών που παραλαμβάνεται να αποτελέσει τελικά μέρος της.

Πριν από την αποδοχή μιας δωρεάς είναι απαραίτητο οι βιβλιοθηκονόμοι να γνωρίζουν όσο το δυνατόν περισσότερα για το περιεχόμενο και το μέγεθος της. Στην περίπτωση που το προσφερόμενο υλικό δεν εμφανίζεται να είναι κατάλληλο για την συλλογή, όπως ορίζεται από την πολιτική ανάπτυξης της συλλογής της Βιβλιοθήκης, άλλοι πιθανοί αποδέκτες θα προταθούν στον δωρητή.

Στην περίπτωση που η Βιβλιοθήκη, αποδεχτεί μια δωρεά, τα παρακάτω σημεία θα γίνουν σαφή για τον Δωρητή:

  • Υπάρχει η πιθανότητα να μην ενσωματωθεί στη συλλογή όλο το υλικό που έχει δωριθεί.
  • Ο δωρητής θα δίνει γραπτή άδεια στην Βιβλιοθήκη για να δωρίζει τους τίτλους που δεν χρειάζεται σε άλλες βιβλιοθήκες.
  • Η δωρεά δε θα βρίσκεται ως ενιαίο σύνολο στα ράφια αλλά θα διανέμεται σε όλη την συλλογή, με βάση τα κριτήρια ταξινόμησης της Βιβλιοθήκης.
  • Ο δωρητής δε θα απαιτήσει από τη Βιβλιοθήκη οποιαδήποτε δημόσια κοινοποίηση προς αναγνώριση της δωρεάς του, όπως π.χ. ανάρτηση επίσημης ονομαστικής πλακέτας σε χώρους της Βιβλιοθήκης.

 

Κατά την ίδια έννοια, η Βιβλιοθήκη θα:

  • Αναγνωρίσει, γραπτώς, την παραλαβή όλων των κληροδοτημάτων, δημιουργώντας λίστα με το είδος και τον αριθμό των δωρηθέντων.
  • Εκφράσει την ευγνωμοσύνη της με επιστολή που θα υπογράφεται κατά περίπτωση είτε από τον υπεύθυνο Βιβλιοθήκης είτε από τον Πρόεδρο της Σχολής.
  • Παραχωρήσει αντίγραφα της επικοινωνίας / αλληλογραφίας με τους δωρητές στο Τμήμα Δημοσίων Σχέσεων της Σχολής.
© 2017 American Farm School