Οι τίτλοι που προστίθεται στη Συλλογή της Βιβλιοθήκης έχουν προσκτηθεί κυρίως μέσω αγορών, ενώ δώρα και κληροδοτήματα αποτελούν ένα ευπρόσδεκτο συμπληρωματικό κομμάτι στη διαδικασία ανάπτυξης της συλλογής. Η εφαρμογή της Πολιτικής Ανάπτυξης της Συλλογής της Βιβλιοθήκης καθιστά πιθανό μόνο ένα μέρος των δωρεών που παραλαμβάνεται να αποτελέσει τελικά μέρος της.
Στην περίπτωση που η Βιβλιοθήκη, αποδεχτεί μια δωρεά, τα παρακάτω σημεία θα γίνουν σαφή για τον Δωρητή:
Κατά την ίδια έννοια, η Βιβλιοθήκη θα:
Πολιτική Χρήσης Ηλεκτρονικών Υπολογιστών Βιβλιοθήκης
Η Κεντρική Βιβλιοθήκη ‘Δημήτρης και Αλίκη Περρωτή’ και το παράρτημά της ‘George and Charlotte Draper’ Information & Media Hub (για την κοινότητα του Κολεγίου Περρωτής και του ΙΙΕΚ της ΑΓΣ) υποστηρίζουν τις εκπαιδευτικές και ερευνητικές ανάγκες των κοινοτήτων της Αμερικανικής Γεωργικής Σχολής (ΑΓΣ) και του Κολεγίου Περρωτής, παρέχοντας σε διδακτικό προσωπικό, σπουδαστές, διοικητικό προσωπικό, και εξωτερικούς χρήστες τη δυνατότητα πρόσβασης και χρήσης ηλεκτρονικών υπολογιστών και λάπτοπ εντός των εγκαταστάσεών της, με σκοπό τη διευκόλυνση και την προαγωγή της ακαδημαϊκής γνώσης και έρευνας.
Με βάση τα παραπάνω, η Βιβλιοθήκη ανέπτυξε την παρούσα Πολιτική Χρήσης Ηλεκτρονικών Υπολογιστών, για την διασφάλιση της ορθής χρήσης του προαναφερθέντος εξοπλισμού.
Πολιτική Επιτρεπόμενης Χρήσης Ηλεκτρονικών Υπολογιστών, Λάπτοπ, και Διαδικτύου
Πρόσβαση και Ορθή Χρήση
Γενικοί Κανονισμοί
ΕΙΣΑΓΩΓΗ
Από το 2001, το Ιστορικό Αρχείο της Αμερικανικής Γεωργικής Σχολής (Α.Γ.Σ) ενσωματώθηκε και διαχειρίζεται από τη Βιβλιοθήκη «Δημήτρης και Αλίκη Περρωτή». Στο εν λόγω Αρχείο περιλαμβάνονται πολύτιμα έγγραφα, τα οποία σχετίζονται με την ίδρυση της Σχολής και την ιστορίας της, όπως αλληλογραφία σημαντικών προσώπων της, αναφορές, φωτογραφικό υλικό, και διαφόρων ειδών αντικείμενα. Το 2007 η τότε ομότιμη καθηγήτρια Αρχειονόμος και πρώην επιμελήτρια του Αρχείου του Πανεπιστημίου του Kent State στις Η.Π.Α., κα. Nancy Birk, εργάστηκε εθελοντικά στη Βιβλιοθήκη «Δημήτρης και Αλίκη Περρωτή» με σκοπό να επεξεργαστεί την υπάρχουσα Αρχειακή Συλλογή. Πιο συγκεκριμένα, η κα. Birk προέβη σε:
Το 2007 η Αμερικανική Γεωργική Σχολή προσκλήθηκε να συμμετάσχει στο Πρόγραμμα «Ψηφιακή Βιβλιοθήκη» της EUROPEANA, το οποίο το είχε αναλάβει για την Ελλάδα μια ομάδα εργασίας από την Δημόσια Κεντρική Βιβλιοθήκη της Βέροιας. Η συμπερίληψη συλλογών από το Ιστορικό Αρχείο της Αμερικανικής Γεωργικής Σχολής στη EUROPEANA – την ψηφιακή βιβλιοθήκη της Ευρώπης – αποτέλεσε ένα επιπλέον κίνητρο στο να μεταφερθούν οι συλλογές έντυπου φωτογραφικού υλικού σε ψηφιακή μορφή.
Έτσι, λοιπόν, ταυτόχρονα με την επεξεργασία του αταξινόμητου υλικού, επιλέχθηκαν για διατήρηση και ψηφιοποίηση 1000 έντυπες φωτογραφίες από τρεις βασικές συλλογές φωτογραφικού υλικού του Ιστορικού Αρχείου της Σχολής, με σκοπό να συμπεριληφθούν στο Πρόγραμμα «Ψηφιακή Βιβλιοθήκη» της EUROPEANA. Οι συλλογές αυτές είναι: Διάφορες Φωτογραφίες της Σχολής, η Συλλογή Καρτ Ποστάλ, καθώς και διάφορα έγγραφα και σκαναρισμένα αντικείμενα από τη Σχολή Οικοκυρικής της Α.Γ.Σ.
Ως πλατφόρμα εισαγωγής μεταδεδομένων αρχειακού υλικού στη EUROPEANA ορίστηκε το DSpace. Η εγκατάσταση και η παραμετροποίηση της πλατφόρμας αυτής ανατέθηκε σε εξωτερικούς συνεργάτες. Το προσωπικό της Βιβλιοθήκης «Δημήτρης και Αλίκη Περρωτή» συμμετείχε σε εκπαιδευτικό σεμινάριο τον Ιούλιο του 2009 με σκοπό να είναι σε θέση να εισάγει τα απαραίτητα μεταδεδομένα για κάθε ψηφιακό αντικείμενο, χρησιμοποιώντας το Σχήμα Μεταδεδομένων “DublinCore”.
ΣΚΟΠΟΣ ΤΟΥ ΠΑΡΟΝΤΟΣ ΕΓΓΡΑΦΟΥ
ΔΟΜΗ ΤΗΣ ΑΡΧΕΙΑΚΗΣ ΣΥΛΛΟΓΗΣ
Το Ιστορικό Αρχείο της Α.Γ.Σ. περιλαμβάνει τις εξής αρχειακές ενότητες:
ΠΡΟΣΚΤΗΣΕΙΣ
Η Πολιτική των Προσκτήσεων αρχειακού υλικού έχει ως εξής:
Το υλικό που ενσωματώνεται στο Ιστορικό Αρχείο της Α.Γ.Σ. προσκτάται είτε μέσω εσωτερικής διατμηματικής μεταφοράς του, είτε από δωρεές αποφοίτων και φίλων της Α.Γ.Σ., ή από εξωτερικούς χρήστες της Βιβλιοθήκης.
Στο Ιστορικό Αρχείο της Αμερικανικής Γεωργικής Σχολής μπορεί να προστεθεί μόνο υλικό σχετικό με την ιστορία της, σύμφωνα με την πολιτική ανάπτυξης της Αρχειακής Συλλογής του Ιδρύματος.
Σε περίπτωση που η Βιβλιοθήκη «Δημήτρης και Αλίκη Περρωτή» κάνει δεκτή μια δωρεά, φροντίζει να επισημάνει στους δωρητές τα παρακάτω:
Ομοίως και η Βιβλιοθήκη:
ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΙΑΤΗΡΗΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ
Η Αμερικανική Γεωργική Σχολή αναγνωρίζει τη σημασία της διατήρησης της ιστορίας της και γι’ αυτό το λόγο έχει συμβάλλει στη διατήρηση των σημαντικών για την ιστορία της εγγράφων. Ταυτόχρονα, εξίσου σημαντική είναι και η απόρριψη των εγγράφων εκείνων που δεν έχουν κάποια αξία για την Α.Γ.Σ., καθώς με τον τρόπο αυτό εξοικονομείται χώρος για τα σημαντικά έγγραφα και διευκολύνεται η ομαλή και αποτελεσματική λειτουργία της Α.Γ.Σ.
Επιπλέον, κρίνεται απαραίτητο να διατηρούνται ορισμένα έγγραφα για νομικούς σκοπούς, πέραν της τυχόν ιστορικής αξίας τους. Έχοντας υπόψη τα παραπάνω, η Α.Γ.Σ. διατηρεί το παρακάτω πλαίσιο πολιτικής διατήρησης εγγράφων:
Παρακάτω παρατίθεται μια λίστα με συγκεκριμένα είδη εγγράφων και το κατώτερο χρονικό διάστημα που μπορεί να διατηρηθεί το καθένα. Η Α.Γ.Σ. διατηρεί το δικαίωμα να αναθεωρήσει τη λίστα αυτή και βάσει μιας τέτοιας αναθεώρησης, ενδέχεται να προσθέσει υλικό ή/και να αλλάξει το διάστημα διατήρησής τους.
Τα πρωτότυπα έγγραφα που αφορούν το Ίδρυμα και τα έγγραφα με νομικό ή λογιστικό περιεχόμενο θα πρέπει κατά το δυνατόν να διατηρούνται, αν και ενδέχεται να υπάρξουν περιπτώσεις όπου διατίθεται μόνο το φωτοαντίγραφο. Μια από τις γενικές αρχές που εφαρμόζονται στην παρούσα πολιτική είναι να μετατρέπονται τα έντυπα έγγραφα σε ηλεκτρονική ή ψηφιακή μορφή και να διατηρούνται για το ίδιο χρονικό διάστημα με την αντίστοιχη έντυπη μορφή τους. Ωστόσο, έγγραφα που παρήχθησαν από την αρχή σε ηλεκτρονική ή ψηφιακή μορφή δεν θα πρέπει να μετατρέπονται και να διατηρούνται σε έντυπη μορφή. Τα έγγραφα αυτά διατηρούνται για το ίδιο χρονικό διάστημα που θα διατηρούνταν αν είχαν παραχθεί σε έντυπη μορφή. Ειδικά τα λογιστικά έγγραφα θα πρέπει να αποθηκεύονται και σε ξεχωριστό μέσο αποθήκευσης που θα διατηρείται εκτός του χώρου του Ιδρύματος.
Ο Πρόεδρος και ο Διευθύνων Σύμβουλος της Σχολής ενδέχεται να αποφασίσουν ότι τα έγγραφα θα πρέπει να διατηρούνται και μετά το πέρας του καθορισμένου διαστήματος διατήρησής τους, για ιστορικούς και αρχειακούς λόγους, όντας συνεπείς με την παρούσα πολιτική και παρά το γεγονός ότι η κανονική περίοδος διατήρησής τους έχει παρέλθει. Διαφορετικά, μόνο το ανώτερο διοικητικά στέλεχος έχει τη δικαιοδοσία να διαγράψει, καταστρέψει ή απορρίψει έγγραφα που έχουν παραχθεί από το τμήμα ευθύνης του.
Είδος Εγγράφων
Περίοδος Διατήρησης
Νομικά Έγγραφα
Καταστατικό του Οργανισμού
Εις το διηνεκές
Κανονισμοί
Εις το διηνεκές
Πιστοποιητικά Φοροαπαλλαγής και σχετική
αλληλογραφία
Εις το διηνεκές
Πρακτικά, συμπεριλαμβανομένων των
αποφάσεων που ελήφθησαν, υποθέσεων
και προϋπολογισμών που εγκρίθηκαν
Εις το διηνεκές
Βεβαίωση Εφορίας
Εις το διηνεκές
Δημοσιονομικές Καταστάσεις
Δημοσιονομικές καταστάσεις που έχουν
περάσει λογιστικό έλεγχο
Εις το διηνεκές
Φορολογικές δηλώσεις
Εις το διηνεκές
Οικονομικά Έγγραφα
Καθολικά και ετήσιες ημερολογιακές
εγγραφές
Εις το διηνεκές
Αρχεία ληφθέντων ενεργητικών
Εις το διηνεκές
Αρχεία συλλογικής ασφαλιστικής κάλυψης
Εις το διηνεκές
Μισθολόγια και συνοδευόμενα
δικαιολογητικά
10 έτη
Εκκαθαριστικά τραπεζικών λογαριασμών
και συμφωνητικά
8 έτη
Ακυρωμένες επιταγές
8 έτη
Ταμειακές αποδείξεις και βιβλία δαπανών
8 έτη
Καθολικά εισπρακτέων και πληρωτέων
λογαριασμών
8 έτη
Τιμολόγια
8 έτη
Αρχεία Προσωπικού
Ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, ΑΜΚΑ,
ημερομηνία γέννησης, επάγγελμα,
μισθολογική κλίμακα, εβδομαδιαίες
πολαβές των υπαλλήλων
Εις το διηνεκές
Αρχεία Τραυματισμού ή Ασθενείας των
Υπαλλήλων
10 έτη
Άλλα αρχεία προσωπικού,
συμπεριλαμβανομένων των αιτήσεων
εργασίας, συστατικών επιστολών,
συμβάσεων εργασίας, αξιολογήσεων
απόδοσης, ιστορικού μισθοδοσίας,
παρουσίας στην εργασία, αδειών ασθενείας
ή διακοπών των υπαλλήλων
8 έτη μετά τη λύση της
σύμβασης εργασίας
Αιτήσεις εργασίας (ανέργων), βιογραφικά
6 μήνες (μόνο στην
περίπτωση κατά την οποία η
Α.Γ.Σ. αναζητεί άτομο για
πλήρωση συγκεκριμένης
θέσης εντός της Σχολής.
Βιογραφικά που λαμβάνονται
χωρίς να έχει εκφρασθεί η
ανάγκη πλήρωσης κάποιας
θέσης στη Σχολή
απορρίπτονται)
Άλλα είδη εγγράφων
Ευχαριστήριες επιστολές προς δωρητές
Εις το διηνεκές
Γενική αλληλογραφία
Υλικό που παράγεται σε
καθημερινή βάση όπως αυτά
που αναφέρονται πιο κάτω
πρέπει να απορρίπτονται
κατά τη διακριτική ευχέρεια
του προσωπικού*. Σε
περίπτωση που διατηρηθούν
θα πρέπει να απορρίπτονται μετά το πέρας ενός έτους από τη δημιουργία τους.
Κεφαλαιοποιημένη ακίνητη περιουσία και
Αρχεία Πάγιων Ενεργητικών
Εις το διηνεκές
Αρχεία Επιχορηγήσεων (μόνο των
εγκεκριμένων επιχορηγήσεων)
Εις το διηνεκές
Ασφαλιστήρια συμβόλαια (μετά τη λήξη
τους)
Εις το διηνεκές
Αιτήσεις αποζημίωσης
8 έτη
Μισθωτήρια συμβόλαια (μετά τη λήξη τους)
8 έτη
Άδειες πνευματικών δικαιωμάτων για
χρήση υλικού τρίτων, προστατευόμενου
από πνευματικά δικαιώματα
Εις το διηνεκές
Πνευματικά Δικαιώματα και Εμπορικά
Σήματα
Εις το διηνεκές
Ιστοσελίδες
Εις το διηνεκές
*Σημείωση: Το παρακάτω υλικό μπορεί να απορριφθεί κατά τη διακριτική ευχέρεια του προσωπικού: