ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ
της ΒΙΒΛΙΟΘΗΚΗΣ
‘ΔΗΜΗΤΡΗΣ ΚΑΙ ΑΛΙΚΗ ΠΕΡΡΩΤΗ’

Η Βιβλιοθήκη έχει ως στόχο να παρουσιάσει ένα νέο και σύγχρονο μοντέλο παροχής υπηρεσιών: ένα εμπνευσμένο περιβάλλον μάθησης που παρακινεί τη συλλογική και ατομική ακαδημαϊκή επίδοση, ενισχύει τη διδασκαλία, τη μάθηση, και την έρευνα για όλα τα εκπαιδευτικά προγράμματα τους/τις μαθητές/τριες, καθηγητές/τριες και το προσωπικό της Αμερικανικής Γεωργικής Σχολής (ΑΓΣ) και του Perrotis College.

Οι κατωτέρω αναφερόμενοι όροι και προϋποθέσεις χρήσης της Βιβλιοθήκης έχουν ως στόχο να διασφαλίσουν ότι όλοι οι χρήστες μας (μαθητές/τριες, καθηγητές/τριες, προσωπικό, κ.λπ.) έχουν πρόσβαση στο φάσμα των πόρων, υπηρεσιών και εγκαταστάσεων που είναι διαθέσιμοι προς χρήση. Οι όροι αυτοί καλύπτουν τη χρήση των φυσικών χώρων, δηλαδή της Βιβλιοθήκης ‘Δημήτρης και Αλίκη Περρωτή’ (DAPL) στην οποία μπορούν να εξυπηρετηθούν οι μαθητές/τριες, καθηγητές/τριες και προσωπικό της ΑΓΣ καλύπτουν επίσης τους όρους πρόσβασης στις ηλεκτρονικές πληροφοριακές πηγές μας.

Η Βιβλιοθήκη έχει το δικαίωμα να αναστείλει τα προνόμια χρήσης της οποιουδήποτε επισκέπτη δε συμμορφώνεται με τους παρακάτω κανονισμούς.

Πώς να γίνει κάποιος μέλος της Βιβλιοθήκης

1. Για να γίνει κάποιος μέλος της Βιβλιοθήκης και να αποκτήσει πρόσβαση στις υπηρεσίες, χρειάζεται α) να συμπληρώσει το έντυπο αίτησης για χορήγηση Κάρτας Βιβλιοθήκης και β) να ανήκει σε μία από τις κατηγορίες που αναγράφονται στη φόρμα της αίτησης (να έχει σχέση με το Ίδρυμα).

2. Για τα προνόμια δανεισμού, καθώς και άλλες πληροφορίες σχετικά με τις διαθέσιμες πληροφοριακές πηγές/εγκαταστάσεις, μπορεί κάποιος να απευθυνθεί στο προσωπικό της βιβλιοθήκης ή επισκεφθεί την ιστοσελίδα της. Επίσης, είναι εφικτό να δανειστεί κάποιο τεκμήριο και από άλλες Βιβλιοθήκες της Θεσσαλονίκης (υπηρεσία Διαδανεισμού).

3. Σε περίπτωση απώλειας της Κάρτας Βιβλιοθήκης, οι χρήστες παρακαλούνται να αναφέρουν το συμβάν στην υποδοχή της Βιβλιοθήκης ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση: library@afs.edu.gr.

4. Μόλις χορηγηθεί η Κάρτα Βιβλιοθήκης, παρέχεται επίσης απομακρυσμένη πρόσβαση στις ηλεκτρονικές πηγές της Βιβλιοθήκης με ένα εξατομικευμένο όνομα χρήστη και κωδικό.

5. Οι χρήστες παρακαλούνται να ενημερώνουν τη Βιβλιοθήκη για τυχόν αλλαγές στα προσωπικά τους στοιχεία επικοινωνίας (π.χ. αλλαγή διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διεύθυνσης κατοικίας, αριθμού τηλεφώνου, κ.λπ.).

6. Σε περίπτωση που λήξει η συνδρομή ενός/μίας χρήστη, αλλά εξακολουθεί να είναι μέλος της ΑΓΣ ή του Perrotis College, παρακαλείται να ενημερώσει τη Βιβλιοθήκη, ώστε να ανανεωθεί η κάρτα βιβλιοθήκης του/της.

7. Η Βιβλιοθήκη διασφαλίζει τα προσωπικά δεδομένα των χρηστών της. Σε περίπτωση που κάποιος/α χρήστης παύει να αποτελεί μέλος της ΑΓΣ ή του Perrotis College, τα προσωπικά τους στοιχεία (συμπεριλαμβανομένης της ιδιότητα μέλους της Βιβλιοθήκης και των διαπιστευτηρίων απομακρυσμένης πρόσβασης στις ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων εκτός του χώρου της ΑΓΣ και του Perrotis College) διαγράφονται από το Ηλεκτρονικό Σύστημα της Βιβλιοθήκης.

Χρήση των υπηρεσιών και των πόρων της Βιβλιοθήκης

1. Τα τεκμήρια της Βιβλιοθήκης (δηλ. βιβλία, περιοδικά, ηλεκτρονικές συσκευές, κ.λπ.) δύναται να δανειστούν σύμφωνα με τα προνόμια δανεισμού κάθε ομάδας χρηστών της Βιβλιοθήκης για τα οποία μπορείτε να ενημερωθείτε από το προσωπικό της βιβλιοθήκης. Οι χρήστες μπορούν επίσης να κάνουν χρήση της υπηρεσίας Διαδανεισμού και να αιτηθούν κάποιο τεκμήριο από τις συνεργαζόμενες βιβλιοθήκες του Δικτύου Διαδανεισμού (για περισσότερες πληροφορίες οι χρήστες μπορούν να απευθυνθούν στο προσωπικό της Βιβλιοθήκης ή στην ιστοσελίδα της).

2. Τα τεκμήρια της βιβλιοθήκης δεν θα πρέπει να επιστρέφονται σημειωμένα, μουντζουρωμένα, ή κατεστραμμένα με οποιονδήποτε τρόπο. Σε τέτοιες περιπτώσεις, εφαρμόζονται κυρώσεις που επιβαρύνουν τους χρήστες.

3. Για να δανειστούν ένα τεκμήριο, οι χρήστες οφείλουν να έχουν μαζί τους την προσωπική Κάρτα Βιβλιοθήκης τους.

4. Η Βιβλιοθήκη δύναται να παρακρατήσει ή να περιορίσει την κυκλοφορία ενός τεκμηρίου.

5. Οι χρήστες θα ειδοποιούνται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν ένα δανεισμένο τεκμήριο έχει ξεπεράσει την επιτρεπόμενη ημερομηνία δανεισμού του και πρέπει να επιστραφεί στη Βιβλιοθήκη.

6. Οι χρήστες που επιθυμούν να ανανεώσουν δανεισμένα τεκμήρια οφείλουν να επικοινωνήσουν με την υποδοχή της Βιβλιοθήκης είτε αυτοπροσώπως (κτήριο Princeton Hall), είτε να ειδοποιήσουν τη Βιβλιοθήκη μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση library@afs.edu.gr.

7. Η φωτοαντιγραφή υλικού εντός της Βιβλιοθήκης πρέπει να συμμορφώνεται με τον ελληνικό νόμο περί πνευματικών δικαιωμάτων (Ν. 2121/1993). Απαγορεύεται η φωτοτύπηση ολόκληρου βιβλίου/περιοδικού.

8. Οι χρήστες μπορούν να έχουν εξ αποστάσεως πρόσβαση στις ηλεκτρονικές πηγές (ηλεκτρονικές βάσεις δεδομένων με ακαδημαϊκά περιοδικά και ηλεκτρονικά βιβλία) μέσω του προσωπικού τους ονόματος χρήστη και κωδικού πρόσβασης, που τους χορηγεί η Βιβλιοθήκη μόλις γίνουν μέλη. Το εν λόγω όνομα χρήστη και ο κωδικός πρόσβασης δεν θα πρέπει να μεταβιβάζονται σε άλλους χρήστες της Βιβλιοθήκης, ή άτομα που δεν αποτελούν μέλη της Βιβλιοθήκης.

9. Οι χρήστες θα πρέπει να ακολουθούν τους περιορισμούς των εκδοτών κατά τη χρήση των ηλεκτρονικών πηγών (ακαδημαϊκά άρθρα και ηλεκτρονικά βιβλία), οι οποίοι εμφανίζονται σε κάθε πηγή μέσω των ηλεκτρονικών βάσεων δεδομένων της Βιβλιοθήκης.

Χρήση των χώρων της Βιβλιοθήκης

1. H είσοδος των χρηστών στους χώρους της Βιβλιοθήκης επιτρέπεται μόνο κατά το ωράριο λειτουργίας για το κοινό.

2. Οι χρήστες της βιβλιοθήκης καλούνται να σέβονται τους υπόλοιπους χρήστες που επιθυμούν να μελετήσουν/διαβάσουν.

3. Επιτρέπεται η κατανάλωση ελαφρού σνακ εντός των χώρων της Βιβλιοθήκης, με εξαίρεση τις αίθουσες και τα εργαστήρια πληροφορικής.

4. Παρακαλούνται οι χρήστες της Βιβλιοθήκης να έχουν τα κινητά τους τηλέφωνα στη ρύθμιση “Αθόρυβο” ή “Δόνηση” μέσα στους χώρους της Βιβλιοθήκης. Η χρήση των κινητών τηλεφώνων για πραγματοποίηση ή λήψη κλήσεων παρακαλούμε να περιορίζεται στην περιοχή της υποδοχής της Βιβλιοθήκης, ή στο κλιμακοστάσιο του Princeton Hall, και όχι στους χώρους μελέτης ή εργασίας.

5. Οι χρήστες της Βιβλιοθήκης οφείλουν να συμπεριφέρονται πάντα με σεβασμό στο προσωπικό της Βιβλιοθήκης και στους άλλους χρήστες που βρίσκονται μέσα στη Βιβλιοθήκη. Οποιοσδήποτε χρήστης συμπεριφέρεται απερίσκεπτα ή ανάρμοστα θα καλείται να εγκαταλείψει το χώρο.

6. Οι χρήστες αναμένεται να συμπεριφέρονται διακριτικά (συμπεριλαμβανομένης της κατανάλωσης φαγητού και ποτού) στο χώρο της Βιβλιοθήκης, ώστε οι υπόλοιποι χρήστες να μπορούν να εργάζονται σε ατμόσφαιρα που να ευνοεί τη μελέτη.

7. Τα σκουπίδια πρέπει να απορρίπτονται στα καλάθια απορριμμάτων που υπάρχουν σε όλο το χώρο της Βιβλιοθήκης.

8. Οι χρήστες της Βιβλιοθήκης οφείλουν να φροντίζουν πάντοτε την προσωπική τους περιουσία και να μην αφήνουν τα προσωπικά τους αντικείμενα χωρίς επίβλεψη. Το προσωπικό της Βιβλιοθήκης δεν φέρει καμία ευθύνη για τυχόν απώλεια ή φθορά των προσωπικών αντικειμένων των χρηστών.

9. H εισαγωγή στους χώρους της βιβλιοθήκης, αντικειμένων που κατά την κρίση του προσωπικού μπορεί να προκαλέσουν φθορά του υλικού της Βιβλιοθήκης απαγορεύεται αυστηρά.

10. Το κάπνισμα και το άτμισμα δεν επιτρέπονται εντός της Βιβλιοθήκης.

ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Από το 2001, το Ιστορικό Αρχείο της Αμερικανικής Γεωργικής Σχολής (ΑΓΣ) ενσωματώθηκε και διαχειρίζεται από τη Βιβλιοθήκη «Δημήτρης και Αλίκη Περρωτή». Στο εν λόγω Αρχείο περιλαμβάνονται πολύτιμα έγγραφα, τα οποία σχετίζονται με την ίδρυση της Σχολής και την ιστορίας της, όπως αλληλογραφία σημαντικών προσώπων της, αναφορές, φωτογραφικό υλικό, και διαφόρων ειδών αντικείμενα. Το 2007 η τότε ομότιμη καθηγήτρια Αρχειονόμος και πρώην επιμελήτρια του Αρχείου του Πανεπιστημίου του Kent State στις Η.Π.Α., Nancy Birk, εργάστηκε εθελοντικά στη Βιβλιοθήκη «Δημήτρης και Αλίκη Περρωτή» με σκοπό να επεξεργαστεί την υπάρχουσα Αρχειακή Συλλογή. Πιο συγκεκριμένα, η κα. Birk προέβη σε:

• Εκτίμηση και επιλογή από το υπάρχον αταξινόμητο υλικό,
• Διαχωρισμό και οργάνωση του υλικού σε λογικές αρχειακές ομάδες χρησιμοποιώντας ειδικά αρχειακά κιβώτια και φακέλους,
• Διατήρηση εγγράφων, φωτογραφιών και αντικειμένων (η εργασία αυτή περιλαμβάνει και τη φυσική συντήρηση, όπως εγκλεισμός και ψηφιακή συντήρηση μέσω σάρωσης και μετατροπής τους σε ψηφιακές απεικονίσεις,
• Κωδικοποίηση κάθε ψηφιακού αρχείου με σκοπό τη δημιουργία ενός ενιαίου διαδικτυακού αρχείου, και τέλος,
• Δημιουργία ενός συνοπτικού καταλόγου της Αρχειακής Συλλογής.

Το 2007 η Αμερικανική Γεωργική Σχολή προσκλήθηκε να συμμετάσχει στο Πρόγραμμα «Ψηφιακή Βιβλιοθήκη» της EUROPEANA, το οποίο το είχε αναλάβει για την Ελλάδα μια ομάδα εργασίας από την Δημόσια Κεντρική Βιβλιοθήκη της Βέροιας. Η συμπερίληψη συλλογών από το Ιστορικό Αρχείο της Αμερικανικής Γεωργικής Σχολής στη EUROPEANA – την ψηφιακή βιβλιοθήκη της Ευρώπης – αποτέλεσε ένα επιπλέον κίνητρο στο να μεταφερθούν οι συλλογές έντυπου φωτογραφικού υλικού σε ψηφιακή μορφή.

Έτσι, λοιπόν, ταυτόχρονα με την επεξεργασία του αταξινόμητου υλικού, επιλέχθηκαν για διατήρηση και ψηφιοποίηση 1000 έντυπες φωτογραφίες από τρεις βασικές συλλογές φωτογραφικού υλικού του Ιστορικού Αρχείου της Σχολής, με σκοπό να συμπεριληφθούν στο Πρόγραμμα «Ψηφιακή Βιβλιοθήκη» της EUROPEANA. Οι συλλογές αυτές είναι: Διάφορες Φωτογραφίες της Σχολής, η Συλλογή Καρτ Ποστάλ, καθώς και διάφορα έγγραφα και σκαναρισμένα αντικείμενα από τη Σχολή Οικοκυρικής της Α.Γ.Σ.

Ως πλατφόρμα εισαγωγής μεταδεδομένων αρχειακού υλικού στη EUROPEANA ορίστηκε το DSpace. Η εγκατάσταση και η παραμετροποίηση της πλατφόρμας αυτής ανατέθηκε σε εξωτερικούς συνεργάτες. Το προσωπικό της Βιβλιοθήκης «Δημήτρης και Αλίκη Περρωτή» συμμετείχε σε εκπαιδευτικό σεμινάριο τον Ιούλιο του 2009 με σκοπό να είναι σε θέση να εισάγει τα απαραίτητα μεταδεδομένα για κάθε ψηφιακό αντικείμενο, χρησιμοποιώντας το Σχήμα Μεταδεδομένων “DublinCore”.

ΣΚΟΠΟΣ ΤΟΥ ΠΑΡΟΝΤΟΣ ΕΓΓΡΑΦΟΥ

• Σκοπός του παρόντος εγγράφου είναι η παροχή ενός στρατηγικού πλαισίου για την πολιτική ανάπτυξης συλλογής του Ιστορικού Αρχείου της Α.Γ.Σ., με απώτερο στόχο να αναδειχθεί το εν λόγω Αρχείο ως ενεργό κομμάτι της ιστορίας και της κληρονομιάς του Ιδρύματος αυτού, και του οποίου οι ιστορικές συλλογές μπορούν να επεξεργαστούν, να διατηρηθούν, και να χρησιμοποιηθούν από ερευνητές και ακαδημαϊκούς, και
• Η ανάπτυξη της Αρχειακής Συλλογής με τέτοιο τρόπο ώστε να καταγράφεται πλήρως όχι μόνο η ζωή στην Α.Γ.Σ., αλλά και η τοπική ιστορία της Θεσσαλονίκης και της ευρύτερης περιοχής, δημιουργώντας έτσι μοναδικές και πλούσιες ιστορικές συλλογές.

ΔΟΜΗ ΤΗΣ ΑΡΧΕΙΑΚΗΣ ΣΥΛΛΟΓΗΣ

Το Ιστορικό Αρχείο της Α.Γ.Σ. περιλαμβάνει τις εξής αρχειακές ενότητες:

• Ιστορικά, Νομικά/Ζωτικής Σημασίας Αρχεία
• Διοίκηση της Α.Γ.Σ.
• Διευθυντές και Πρόεδροι της Α.Γ.Σ.
• Γραφείο της Α.Γ.Σ. στη Νέα Υόρκη
• Γραφείο της Α.Γ.Σ. στη Θεσσαλονίκη
• Εκπαιδευτικά Προγράμματα
• Πρόσκοποι
• Πρόγραμμα “Greek Summer”
• Προγράμματα“Green Pioneers” και“Green Language Camp”
• Βιβλιοθήκη και Υπηρεσίες Πληροφόρησης
• Εκπαιδευτικό Αγρόκτημα
• Γραφείο Εξεύρεσης Πόρων
• Δημοσιεύσεις
• Αποκόμματα Εφημερίδων και άλλες Δημοσιεύσεις της Α.Γ.Σ.
• Οικονομικές Υπηρεσίες – Αγορές και Πωλήσεις – Προσωπικό
• Φυσικοί Πόροι και Δραστηριότητες
• Διαχείριση της Γης της Α.Γ.Σ.
• Κοινότητα Κατοίκων της Α.Γ.Σ.
• Φωτογραφικό Υλικό (έντυπες φωτογραφίες, αρνητικά, φωτογραφικές διαφάνειες, αρνητικά σε γυάλινες πλάκες, φωτογραφικά άλμπουμ
• Υπερμεγέθη Αντικείμενα
• Βιβλία Επισκεπτών
• Υφάσματα
• Διάφορα Αντικείμενα
• Ηχογραφήσεις (σε όλες τις μορφές)
• Φιλμ, Συσκευές Προβολής Διαφανειών, Βίντεο
• Προφορική Ιστορία

ΠΡΟΣΚΤΗΣΕΙΣ

Η Πολιτική των Προσκτήσεων αρχειακού υλικού έχει ως εξής:

• Περαιτέρω εμπλουτισμός των ήδη υπαρχόντων συλλογών από κάποια βασικά τμήματα της Α.Γ.Σ.: Γραφείο Προέδρου, τμήμα Εκπαίδευσης Ενηλίκων, Κολέγιο Περρωτής, Δευτεροβάθμια Σχολεία και Γραφείο Δημοσίων Σχέσεων και Ανάπτυξης Πόρων,
• Η δημιουργία νέων συλλογών: Πρωτοβάθμια Εκπαίδευση, Δημοσιεύσεις της Α.Γ.Σ., Προφορική Ιστορία, και
• Καταγραφή των αποφοίτων που σχετίζονται με την ιστορία και την καθημερινότητα της Α.Γ.Σ.

Το υλικό που ενσωματώνεται στο Ιστορικό Αρχείο της Α.Γ.Σ. προσκτάται είτε μέσω εσωτερικής διατμηματικής μεταφοράς του, είτε από δωρεές αποφοίτων και φίλων της Α.Γ.Σ., ή από εξωτερικούς χρήστες της Βιβλιοθήκης.

Στο Ιστορικό Αρχείο της Αμερικανικής Γεωργικής Σχολής μπορεί να προστεθεί μόνο υλικό σχετικό με την ιστορία της, σύμφωνα με την πολιτική ανάπτυξης της Αρχειακής Συλλογής του Ιδρύματος.

Σε περίπτωση που η Βιβλιοθήκη «Δημήτρης και Αλίκη Περρωτή» κάνει δεκτή μια δωρεά, φροντίζει να επισημάνει στους δωρητές τα παρακάτω:

• Υπάρχει η πιθανότητα να μην ενσωματωθεί στη Συλλογή της Βιβλιοθήκης κανένα κομμάτι της εν λόγω δωρεάς.
• Ο δωρητής θα πρέπει να παρέχει γραπτή εξουσιοδότηση στη Βιβλιοθήκη να αποπειράται να δωρίσει πλεονάζον υλικό και σε άλλα Ιστορικά Αρχεία και Ιδρύματα,
• Η δωρεά δεν θα διατηρηθεί ως ολότητα, αλλά θα ταξινομηθεί σε διάφορα σημεία της Αρχειακής Συλλογής, σύμφωνα με τα κριτήρια ταξινόμησης αρχειακού υλικού,
• Ο δωρητής θα παραιτείται της αξίωσης να αναγράφεται το όνομά του με τη μορφή επιγραφής είτε εντός είτε μπροστά από το δωρηθέν υλικό.

Ομοίως και η Βιβλιοθήκη:

• Θα καταγράφει γραπτώς σε μια λίστα όλες τις δωρεές, καθώς και τον αριθμό των υλικών που δωρίζονται,
• Θα εκφράζει την ευγνωμοσύνης της προς τον δωρητή με γραπτή επιστολή υπογεγραμμένη από την Προϊσταμένη της Βιβλιοθήκης. Σε περίπτωση που τυγχάνει ο δωρητής να είναι Έφορος της Α.Γ.Σ. ή υψηλά ιστάμενος Δημόσιος Λειτουργός, συνιστάται να υπογράφει την εν λόγω επιστολή ο Πρόεδρος της Αμερικανικής Γεωργικής Σχολής,
• Θα παρέχει αντίγραφα του συνόλου της αλληλογραφίας που είχε με τους δωρητές στο Γραφείο Δημοσίων Σχέσεων και Ανάπτυξης Πόρων.

ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΙΑΤΗΡΗΣΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ

Η Αμερικανική Γεωργική Σχολή αναγνωρίζει τη σημασία της διατήρησης της ιστορίας της και γι’ αυτό το λόγο έχει συμβάλλει στη διατήρηση των σημαντικών για την ιστορία της εγγράφων. Ταυτόχρονα, εξίσου σημαντική είναι και η απόρριψη των εγγράφων εκείνων που δεν έχουν κάποια αξία για την Α.Γ.Σ., καθώς με τον τρόπο αυτό εξοικονομείται χώρος για τα σημαντικά έγγραφα και διευκολύνεται η ομαλή και αποτελεσματική λειτουργία της Α.Γ.Σ.

Επιπλέον, κρίνεται απαραίτητο να διατηρούνται ορισμένα έγγραφα για νομικούς σκοπούς, πέραν της τυχόν ιστορικής αξίας τους. Έχοντας υπόψη τα παραπάνω, η Α.Γ.Σ. διατηρεί το παρακάτω πλαίσιο πολιτικής διατήρησης εγγράφων:

• Έγγραφα που αφορούν την ίδρυση της Αμερικανικής Γεωργικής Σχολής θα διατηρούνται εις το διηνεκές.
• Φορολογικά έγγραφα θα διατηρούνται όσο χρειαστεί για την περίπτωση ενός πιθανού λογιστικού ελέγχου.
• Ως γενικός κανόνας ισχύει η διατήρηση των φορολογικών δηλώσεων των τελευταίων τριών ετών για πιθανό λογιστικό έλεγχο, ωστόσο υπό ορισμένες συνθήκες ενδέχεται να διατηρούνται οι φορολογικές δηλώσεις των τελευταίων έξι ετών.
• Ως χρόνος διατήρησης ορίζονται τα οκτώ έτη, με τον χρόνο διατήρησης να ξεκινά να μετρά από την ημερομηνία αρχειοθέτησης.

Παρακάτω παρατίθεται μια λίστα με συγκεκριμένα είδη εγγράφων και το κατώτερο χρονικό διάστημα που μπορεί να διατηρηθεί το καθένα. Η Α.Γ.Σ. διατηρεί το δικαίωμα να αναθεωρήσει τη λίστα αυτή και βάσει μιας τέτοιας αναθεώρησης, ενδέχεται να προσθέσει υλικό ή/και να αλλάξει το διάστημα διατήρησής τους.

Τα πρωτότυπα έγγραφα που αφορούν το Ίδρυμα και τα έγγραφα με νομικό ή λογιστικό περιεχόμενο θα πρέπει κατά το δυνατόν να διατηρούνται, αν και ενδέχεται να υπάρξουν περιπτώσεις όπου διατίθεται μόνο το φωτοαντίγραφο. Μια από τις γενικές αρχές που εφαρμόζονται στην παρούσα πολιτική είναι να μετατρέπονται τα έντυπα έγγραφα σε ηλεκτρονική ή ψηφιακή μορφή και να διατηρούνται για το ίδιο χρονικό διάστημα με την αντίστοιχη έντυπη μορφή τους. Ωστόσο, έγγραφα που παρήχθησαν από την αρχή σε ηλεκτρονική ή ψηφιακή μορφή δεν θα πρέπει να μετατρέπονται και να διατηρούνται σε έντυπη μορφή. Τα έγγραφα αυτά διατηρούνται για το ίδιο χρονικό διάστημα που θα διατηρούνταν αν είχαν παραχθεί σε έντυπη μορφή. Ειδικά τα λογιστικά έγγραφα θα πρέπει να αποθηκεύονται και σε ξεχωριστό μέσο αποθήκευσης που θα διατηρείται εκτός του χώρου του Ιδρύματος.

Ο Πρόεδρος και ο Διευθύνων Σύμβουλος της Σχολής ενδέχεται να αποφασίσουν ότι τα έγγραφα θα πρέπει να διατηρούνται και μετά το πέρας του καθορισμένου διαστήματος διατήρησής τους, για ιστορικούς και αρχειακούς λόγους, όντας συνεπείς με την παρούσα πολιτική και παρά το γεγονός ότι η κανονική περίοδος διατήρησής τους έχει παρέλθει. Διαφορετικά, μόνο το ανώτερο διοικητικά στέλεχος έχει τη δικαιοδοσία να διαγράψει, καταστρέψει ή απορρίψει έγγραφα που έχουν παραχθεί από το τμήμα ευθύνης του.

*Σημείωση: Το παρακάτω υλικό μπορεί να απορριφθεί κατά τη διακριτική ευχέρεια του προσωπικού:

• Επιστολές και σημειώματα ήσσονος σημασίας, χωρίς να χρήζουν επιβεβαίωσης ή παρακολούθησης, όπως οι πρότυπες επιστολές, επιστολές προς ένδειξη ευγνωμοσύνης ή συγχαρητήριες επιστολές, επιστολές προγραμματισμού ή μεταφοράς επαγγελματικών συναντήσεων,
• Ειδοποιήσεις για αλλαγές στη διεύθυνση ή τη θέση εργασίας,
• Αυθαίρετα φυλλάδια ή ετήσιες αναφορές που ελήφθησαν από τρίτους, ενημερωτικά δελτία, δελτία Τύπου, αντίτυπα εφημερίδων ή ομιλιών,
• Προσκλήσεις για παρεύρεση ή συμμετοχή σε επαγγελματικές συναντήσεις, σεμινάρια, ή εργαστήρια, και τέλος,
• Απαντητικές επιστολές ρουτίνας σε διάφορα αιτήματα.

ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΩΡΕΩΝ

Οι τίτλοι που προστίθεται στη Συλλογή της Βιβλιοθήκης έχουν προσκτηθεί κυρίως μέσω αγορών, ενώ δώρα και κληροδοτήματα αποτελούν ένα ευπρόσδεκτο συμπληρωματικό κομμάτι στη διαδικασία ανάπτυξης της συλλογής. Η κατάλληλη εφαρμογή των στόχων της Πολιτικής Ανάπτυξης της Συλλογής της Βιβλιοθήκης καθιστά αναπόφευκτο το γεγονός ότι μόνο ένα μικρό ποσοστό των δωρεών που παραλαμβάνεται θα προστεθεί τελικά στη συλλογή.

Στην περίπτωση που η Βιβλιοθήκη αποδεχτεί μια δωρεά, τα παρακάτω σημεία θα γίνουν σαφή για τον Δωρητή:

• Υπάρχει η πιθανότητα να μην ενσωματωθεί στη συλλογή όλο το υλικό που έχει δωριθεί.
• Ο δωρητής θα δίνει γραπτή άδεια στη Βιβλιοθήκη να μπορεί να δωρίζει τους τίτλους που δεν χρειάζεται η ίδια σε άλλες βιβλιοθήκες.
• Η δωριζόμενη συλλογή δε θα διατηρείται ως ενιαίο σύνολο στα ράφια, αλλά θα διανέμεται σε όλη την υπόλοιπη συλλογή, με βάση τα κριτήρια ταξινόμησης της Βιβλιοθήκης.
• Ο δωρητής δε θα απαιτήσει από τη Βιβλιοθήκη να αναρτήσει επίσημη ονομαστική πλακέτα σε χώρους της, ως αναγνώριση της προσφοράς του.

Κατά την ίδια έννοια, η Βιβλιοθήκη θα:

• Αναγνωρίσει, γραπτώς, την παραλαβή όλων των κληροδοτημάτων, δημιουργώντας λίστα με το είδος και τον αριθμό των δωρηθέντων.
• Εκφράσει την ευγνωμοσύνη της με επιστολή που θα υπογράφεται από τον υπεύθυνο της Βιβλιοθήκης. Στην περίπτωση που ο δωρητής είναι έφορος του Συμβουλίου της Σχολής, μια πολιτική προσωπικότητα, ή δημόσιος λειτουργός που ανήκει στα ανώτερα κλιμάκια, προτείνεται η επιστολή να υπογράφεται από τον Πρόεδρο της Σχολής.
• Παραχωρήσει αντίγραφα της επικοινωνίας / αλληλογραφίας με τους δωρητές στο Τμήμα Επικοινωνίας και Ανάπτυξης Πόρων της Σχολής.

Πολιτική Χρήσης Ηλεκτρονικών Υπολογιστών Βιβλιοθήκης

Η Κεντρική Βιβλιοθήκη ‘Δημήτρης και Αλίκη Περρωτή’ υποστηρίζει τις εκπαιδευτικές και ερευνητικές ανάγκες των κοινοτήτων της Αμερικανικής Γεωργικής Σχολής (ΑΓΣ) και του Perrotis College, παρέχοντας σε διδακτικό προσωπικό, σπουδαστές, διοικητικό προσωπικό, και εξωτερικούς χρήστες τη δυνατότητα πρόσβασης και χρήσης ηλεκτρονικών υπολογιστών, λάπτοπ, και τάμπλετ εντός των εγκαταστάσεών της, με σκοπό τη διευκόλυνση και την προαγωγή της ακαδημαϊκής γνώσης και έρευνας.

Με βάση τα παραπάνω, η Βιβλιοθήκη ανέπτυξε την παρούσα Πολιτική Χρήσης Ηλεκτρονικών Υπολογιστών, για την διασφάλιση της ορθής χρήσης του προαναφερθέντος εξοπλισμού.

Πολιτική Επιτρεπόμενης Χρήσης Ηλεκτρονικών Υπολογιστών, Λάπτοπ, Τάμπλετ, και Διαδικτύου

Πρόσβαση και Ορθή Χρήση

1. Οι ηλεκτρονικοί υπολογιστές (Η/Υ), τα λάπτοπ, και τα τάμπλετ της Βιβλιοθήκης ενεργοποιούνται χωρίς την εισαγωγή κωδικού πρόσβασης.
2. Προτεραιότητα χρήσης του ηλεκτρονικού εξοπλισμού έχει η κοινότητα της ΑΓΣ και του Perrotis College. 
3. Εξωτερικοί χρήστες μπορούν να χρησιμοποιούν τους Η/Υ και τα λάπτοπ της Κεντρικής Βιβλιοθήκης χωρίς χρέωση, αλλά με μειωμένη ώρα παραμονής στα μηχανήματα, λόγω του μεγάλου όγκου χρηστών του Ιδρύματος που εξυπηρετούνται κατά προτεραιότητα.
4. Ο ηλεκτρονικός εξοπλισμός προορίζεται πρωταρχικώς για ακαδημαϊκή χρήση (μελέτη, έρευνα, και διδασκαλία). Οι χρήστες που χρησιμοποιούν τον παραπάνω εξοπλισμό για προσωπικούς σκοπούς (π.χ. ηλεκτρονικά παιχνίδια, σερφάρισμα στο διαδίκτυο, κ.λπ.) θα τους ζητείται να παραχωρήσουν τη θέση τους σε χρήστες που επιθυμούν να πραγματοποιήσουν ακαδημαϊκή έρευνα.
5. Η χρήση Η/Υ, λάπτοπ, και τάμπλετ για εμπορικό ή προσωπικό όφελος απαγορεύεται αυστηρά.
6. Ο ηλεκτρονικός εξοπλισμός είναι κλειδωμένος σε κατάσταση ‘Deep Freeze’, για την αποφυγή μεταφορτώσεων ακατάλληλου περιεχομένου και λογισμικού από το διαδίκτυο. Η μεταφόρτωση και εγκατάσταση λογισμικού από τους χρήστες απαγορεύεται.
7. Απαγορεύεται αυστηρά η χρήση πληροφοριακών πηγών της Βιβλιοθήκης χωρίς τη συμμόρφωση προς τον Ν. 2121/1993 περί Πνευματικής Ιδιοκτησίας. Οι χρήστες της Βιβλιοθήκης οφείλουν να σέβονται τα πνευματικά δικαιώματα και να μην προβαίνουν σε πράξεις λογοκλοπής.
8. Το προσωπικό της Βιβλιοθήκης διατηρεί το δικαίωμα να ελέγχει περιοδικά τις οθόνες των Η/Υ, λάπτοπ, και τάμπλετ για τυχόν απρεπή χρήση.
9. Οποιαδήποτε προσπάθεια καταστροφής του ηλεκτρονικού εξοπλισμού (υλισμικό ή λογισμικό), αλλαγής ρυθμίσεων λογισμικού, καθώς και η διενέργεια κακόβουλης πράξης μέσω του δικτύου του Ιδρύματος, ή οποιασδήποτε άλλης παράνομης δραστηριότητας απαγορεύεται κατηγορηματικά. Οι χρήστες που θα διαπιστωθεί ότι προβαίνουν σε κάποια από τις προαναφερθείσες πράξεις, θα χάνουν το δικαίωμα χρήσης του ηλεκτρονικού εξοπλισμού της Βιβλιοθήκης και θα αναλαμβάνουν εξ ολοκλήρου τα έξοδα συντήρησης και αποκατάστασης του κατεστραμμένου υλικού.

Γενικοί Κανονισμοί

1. Οι χρήστες θα πρέπει να διαθέτουν μαζί τους είτε USB stick, είτε κάποιον εξωτερικό σκληρό δίσκο, ή να χρησιμοποιούν κάποιον ψηφιακό χώρο αποθήκευσης, ώστε να αποθηκεύουν εκεί τη δουλειά τους. Όλα τα δεδομένα που αποθηκεύονται στον ηλεκτρονικό εξοπλισμό όσο είναι σε λειτουργία, σβήνονται όταν απενεργοποιείται. Η Βιβλιοθήκη δεν φέρει καμία ευθύνη για αρχεία που τυχόν χαθούν από τον προαναφερθέντα εξοπλισμό.
2. Σε περιόδους υψηλής ζήτησης για χρήση Η/Υ και λάπτοπ (π.χ. εξεταστική περίοδος, περίοδος μελέτης, κ.λπ.), ζητείται από τους χρήστες να κάνουν λελογισμένη χρήση του προαναφερθέντος εξοπλισμού, μειώνοντας το χρόνο παραμονής τους σε αυτόν στον απολύτως απαραίτητο.
3. Οι χρήστες της Βιβλιοθήκης μπορούν να φέρνουν στους χώρους της τα προσωπικά τους λάπτοπ, αρκεί να μεριμνούν ώστε τα καλώδια φόρτισης των μηχανημάτων τους να μην εμποδίζουν τη διέλευση των υπολοίπων χρηστών και του προσωπικού εντός της Βιβλιοθήκης.
4. Η κατανάλωση τροφίμων ή/και ροφημάτων (με εξαίρεση το νερό) δίπλα σε ηλεκτρονικό εξοπλισμό της Κεντρικής Βιβλιοθήκης δεν επιτρέπεται.